Todos en la vida hemos intentado hacer diversos métodos para organizar nuestro tiempo, pero normalmente fracasamos en el trascurso de los días ya que la procrastinación se presenta fácilmente en nuestra vida.

Por eso, he recopilado varios de los puntos clave que muchos libros de organización nos dan y pueden ser benéficos para ti.

Excusa a eliminar: “No tengo tiempo en este momento.”

A menudo procrastimanos porque sentimos que hay mucho qué hacer. En mi opinión, esta excusa  débil es un síntoma de una inhabilidad para definir lo que es verdaderamente importante en tu trabajo

y vida personal. Afortunadamente, puedes superar esto aplicando la regla 80/20.

Este principio, originalmente hecho por Vilfredo Pareto, dice que obtienes 80% de tus resultados con 20% de tus esfuerzos. Por lo tanto, la mayoría de tus resultados vienen de un puñado de tareas. Puedes aplicar esto a la procrastinación solo enfocándote en las acciones que generan un resultado significante e ignorando proactivamente el resto.

Puedes usar la regla 80/20 para lidiar con la procrastinación usando este proceso de cinco pasos:

Es importante identificar el puñado de tareas que tienen el impacto más grande en tu trabajo. Básicamente, estas son las razones primarias por las que estas obteniendo algo. La más simple aplicación de la regla 80/20 es identificar lo que es verdaderamente importante y emplear más

tiempo en estas actividades. En otras palabras, deberías encontrar las tareas que generan 80% de tus resultados y felicidad.

¿Qué pasa si no puedes identificar las tareas del 80%? Toma una hoja de papel y escribe lo que haces diariamente. Luego, encierra en un círculo las tareas que producen los mejores resultados de tu trabajo. Finalmente, si tienes un jefe, pregúntale lo que es más importante.

Haz esto en tu vida personal, también. Determina lo que es realmente importante y lo que simplemente haces por hábito. Tiempo con la familia, hacer ejercicio, ser voluntario y las relaciones con otros pueden ser consideradas 80% porque estas son las actividades que agregan sentido a tu vida. Pasar horas en Facebook, navegar en internet y sentarse frente a la televisión no son actividades 80% porque toman mucho tiempo y dan poca recompensa.

Es importante identificar tus resultados 80%. Determina qué acciones realmente generan un ingreso y cuáles traen significado a tu vida. Esta información te ayudará con la gran decisión del

siguiente paso.

Tu tiempo es un recurso finito. Cada minuto usado en una tarea es un minuto menos en tu vida.

Entonces ¿Por qué deberías gastar tiempo haciendo algo que no es importante?

Cuando sea que te enfrentes con un proyecto potencial nuevo o tarea, realiza una simple pregunta:

“¿Esta tarea ayuda o no a mis actividades 80%?”

Usualmente estamos de acuerdo con hacer cosas desde un miedo de verse mal o decepcionar a alguien. De cualquier modo, no hay nada malo con haber comprendido lo que es importante en tu vida. Si sientes que algo te quita tiempo de tus actividades 80%, entonces evita hacerlo a toda costa.

Ahora, decir “no” no es siempre fácil de hacer si tienes un jefe. Una solución es acercarse a él o ella y explicarle que has identificado las actividades nucleares a las que das más valor. Decir que tu  tiempo será más efectivo enfocándose en estas tareas. Explica que, entre más ocupas tiempo en estas actividades, más significará un aumento en productividad y trabajo.

Encontrarás que más jefes son bastante razonables cuando muestras cómo puedes hacer un mejor trabajo y ayudarlos a tener mejores resultados.

Si tienes problemas encontrando tiempo para un nuevo proyecto, entonces necesitarás echar un vistazo a todo lo que tienes que hacer regularmente. Las probabilidades son, haces ciertas cosas quese toman de tus tareas 80%. Hay cosas que deberían ser eliminadas o delegadas.

Tu lista de proyectos no debería ser llenada con cosas que no importan. Si una actividad no está trayendo satisfacción o un resultado medible, entonces deberías deshacerte de ella. Ya sea pasarla a alguien más (delegar) o completamente eliminarla.

De nuevo, esto puede significar tener una larga conversación con tu jefe. Simplemente explicarle que necesitas enfocarte en actividades más importantes y luego pedir que otras actividades se pasen a alguien más.

Al iniciar un nuevo proyecto, resiste a la necesidad de agregarlo a tu pila de cosas por hacer.

Esto solo crea un sentimiento de estar agobiado, lo que es una de las principales causas de procrastinación. En lugar de ello, una solución más simple es substituir el proyecto por uno que no está generando resultados.

Recuerda, tu tiempo está limitado. Si sientes que un nuevo proyecto es lo suficientemente

importante para trabajar en él, entonces debería tomar el lugar de una actividad de valor bajo. 

Así es como te mantienes enfocado en actividades 80% sin enterrarte bajo la avalancha de tareas consumidoras de tiempo.

Mientras este libro está diseñado para ayudarte a pelear contra la procrastinación, a veces, está bien posponer estratégicamente una tarea. Cuando sabes que un proyecto no es una actividad 80%, entonces está perfectamente bien posponer en una lista de “algún día”. Dejarás esta acción en el entendido de que solamente la harás en el momento en que se vuelva más importante más adelante en tu vida.

La clave para la procrastinación creativa es hacer un hábito de revisar esta lista de “algún día”.

Mi sugerencia es hacerlo durante una revisión mensual donde trazas metas y determinas si tienes tiempo para comenzar un proyecto nuevo (más de esto después). 

No tienes que emprender estas ideas, pero deberías, al menos, considerarlas, de cuando en cuando.

Practicar 80/20 es una tarea que toma un tiempo desarrollar. Primero, será difícil dejar ir las tareas una vez que creías que eran importantes. Eventualmente, de cualquier manera, desarrollarás una comprensión intuitiva de lo que es valioso y de lo que es una pérdida de tiempo.

Para comenzar, recomiendo hacer lo siguiente:

• 1. Realizar una revisión mensual de tus actividades diarias.
• 2. Identifica tus actividades 80* que generan más resultados.
• 3. Elimina o delega las actividades que no son parte de tu 80%.
• 4. Pregunta, “¿Esta tarea ayuda o afecta mis actividades 80/20?” Cuando un proyecto nuevo
• aparezca.
• 5. Vale la pena perseguir, substituirlo por otro proyecto. No agregarlo a listas de cosas por
• hacer.
• 6. Practica la procrastinación creativa en las tareas que no son importantes.

Descubrirás que es fácil pelear contra la procrastinación enfocándose en las actividades que proveen mayor tiempo para invertir. Aplica la regla 80/20 y no tendrás que sentirte agobiado. No te vas a estresar por tener miles de cosas por hacer. En lugar de ello, emprenderás dinámicamente las
cosas más importantes en tu vida.